Dlaczego cyfrowy świat potrzebuje teorii archiwalnej bardziej niż kiedykolwiek wcześniej?

Tekst jest zapisem wykładu prof. Luciany Duranti, badaczki i wykładowczyni archiwistyki i dyplomatyki w School of Information na Uniwersytecie Kolumbii Brytyjskiej w Vancouver (Kanada), który odbył się 12 października 2022 r. na Uniwersytecie Warszawskim w ramach cyklu organizowanych przez archiwa państwowe otwartych wykładów pn. „Konarski Lectures”, poświęconych współczesnej archiwistyce. Autorka jest specjalistką w dziedzinie archiwistyki, dyplomatyki i dokumentu elektronicznego, pełni funkcję kierownika badań i dyrektora Projektu InterPARES (www.interpares.org oraz www.interparestrustai.org). Wykład poświęcony został najważniejszym wyzwaniom stojącym przed nauką o archiwach w dobie transformacji cyfrowej. Odpowiadając na tytułowe pytanie o potrzebę rozwijania teorii archiwalnej w świecie cyfrowym, Autorka wskazała najważniejsze obszary badawcze, wymagające nowych ustaleń teoretycznych. należą do nich m.in. zapewnienie niezawodności, dokładności i autentyczności, to znaczy wiarygodności, dokumentu elektronicznego, w szczególności ocena przydatności technologii podpisu elektronicznego i architektury blockchain oraz zastosowania AI do wytwarzania, zarządzania i udostępniania dokumentacji elektronicznej. Te właśnie zagadnienia są kluczowymi obszarami problemowymi międzynarodowego projektu interdyscyplinarnych badań archiwistycznych InterPARESTrustAI, którego celem jest projektowanie, rozwijanie i wykorzystanie sztucznej inteligencji do zapewnienia dostępności i wiarygodności dokumentacji elektronicznej podmiotów publicznych. Poruszony został także problem zapewnienia autentyczności (tzn. identyfikacji i integralności) oraz dostępności dokumentów cyfrowych przechowywanych w chmurze, w szczególności na zasadach komercyjnych.

Archiwum Narodowe Holandii i archiwizacja rządowych stron internetowych

Archiwum narodowe Holandii, jako stała agencja rządowa i archiwum rządu centralnego (ministerstw i ich agencji), ma prawny obowiązek zabezpieczania akt rządowych. Rola archiwum nie polega na aktywnym tworzeniu kolekcji zarchiwizowanych stron internetowych poprzez ich samodzielne wybieranie i gromadzenie. Różni się tym od innych narodowych archiwów, bibliotek i innych (między-)narodowych instytucji dziedzictwa zajmujących się archiwizacją stron internetowych. Archiwum w swoich działaniach skupia się na doradzaniu twórcom dokumentacji – ministerstwom i ich agencjom – w kwestiach tworzenia i przekazywania rejestrów rządowych w formie zarchiwizowanych, publicznych stron internetowych. Jednym z przykładów tego typu wsparcia było wydanie w 2018 r. dobrze przyjętych wytycznych dotyczących archiwizacji stron internetowych. Zostały one także wykorzystane jako część wymagań europejskiego przetargu publicznego w 2021 r., dotyczącego utworzenia centralnej platformy mającej pozyskać około 1500 publicznych stron internetowych rządu centralnego Holandii. W artykule zostaną również przedstawione nasze doświadczenia i spostrzeżenia dotyczące integracji procesów pozyskiwania, przechowywania, zarządzania, zabezpieczania i zapewnienia dostępu do zarchiwizowanych publicznych stron internetowych holenderskiego rządu centralnego z istniejącą infrastrukturą oraz zarządzaniem danymi w repozytorium cyfrowym Archiwum narodowego Holandii (w skrócie w-depot).

Archiwum internetu jako infrastruktura badawcza społeczeństwa cyfrowego: studium przypadku Arquivo.pt

Ludzkość jest dominującym gatunkiem na Ziemi. nasza przewaga ma źródło w unikalnej zdolności organizowania się na dużą skalę dla osiągnięcia wspólnych celów. W społeczeństwie cyfrowym wszelka organizacja wymaga przekazywania informacji, a współcześnie jej większość jest publikowana wyłącznie online. Problem stanowi to, iż informacja online znika bardzo szybko, już po kilku miesiącach. Zależność ludzkości od informacji online jest bardzo duża i wciąż aktualna, a konsekwencje utraty perspektywy historycznej w odniesieniu do danych online nie zostały dotąd zbadane. Archiwa internetowe są cyfrowymi systemami przechowywania, które gromadzą, zachowują i udostępniają historyczne dane stron internetowych. Są one używane przez badaczy. Jednakże archiwa internetowe, aby służyć społeczeństwu cyfrowemu, powinny być także wykorzystywane przez szerszy krąg użytkowników. Arquivo.pt jest publicznym archiwum internetowym, uruchomionym w 2007 r., które umożliwia prowadzenie badań i dostęp do danych historycznych stron internetowych, zachowanych od lat dziewięćdziesiątych XX w. W artykule zaprezentowano portal Arquivo.pt jako studium przypadku dotyczące infrastruktury badawczej rozwijanej do obsługi szerokiego grona użytkowników na poziomie krajowym i międzynarodowym. Artykuł prezentuje najważniejsze wnioski mogące przysłużyć się powstawaniu i szybszemu rozwojowi innych inicjatyw archiwizacji Internetu. Opisuje także istniejące narzędzia i podejścia umożliwiające badanie historycznych zbiorów internetowych. Wreszcie, prezentuje wyzwania wiążące się z tworzeniem archiwów internetowych oraz propozycje działań w tym zakresie.

Wraz z szybkim rozwojem technologii informatycznych wiele aspektów naszego życia przechodzi cyfrową transformację. Z roku na rok w sieci pojawia się coraz więcej użytkowników, a ciągle udoskonalana sztuczna inteligencja zyskuje na popularności, co prowadzi do wzrostu produkcji informacji. In formacje te przechowywane są głównie w centrach danych, które – przy nieustającym napływie nowych treści – są zmuszone powiększać swoją powierzchnię. Łączy się to z coraz większymi kosztami utrzymania i zapotrzebowaniem na energię. W 2021 r. zużycie energii elektrycznej przez centra danych wyniosło 220–320 TWh, co odpowiada około 0.9–1.3% globalnego zapotrzebowania. Bazy danych wymagające ciągłego dostarczania energii są czynnikiem generującym około 1% całkowitej emisji dwutlenku węgla. Ponadto raportowano już, że przy rosnącym wykładniczo zapotrzebowaniu, za 10 lat ilość dostępnego krzemu klasy mikroprocesorowej nie będzie wystarczająca do przechowywania wszystkich danych. Dlatego naukowcy poszukują alternatyw dla obecnych nośników danych i opracowują nowe technologie z wykorzystaniem cząsteczek chemicznych, a w ostatnim czasie plastiku. W artykule przedstawione zostały przykłady rozwijających się technologii przechowywania danych cyfrowych w polimerach. Omówiono polimery jako nośniki danych i porównano do obecnie stosowanych rozwiązań. Przedyskutowano także, czy plastik może stać się przyszłym materiałem do archiwizacji informacji.

Artykuł jest refleksją poświęconą tzw. zwrotowi archiwalnemu – nurtowi w naukach humanistycznych, który pojawił się w latach dziewięćdziesiątych XX w. Autor rozważa trzy charakterystyczne dla tego nurtu idee archiwum: francuskich filozofów Paula Ricoeura, który ideę archiwum łączy z epistemologią historyczną, pokazując przede wszystkim naukową jego funkcję, i Michela Foucaulta, z jego opresyjną, związaną z władzą rolą archiwum, oraz niemieckiej antropolożki Aleidy Assmann, która wpisuje archiwum w dialektyczną relację między pamięcią a zapomnieniem, postrzegając je jako rodzaj mentalnej kotwicy, która zakorzenia nas w przeszłości. Autor stwierdza, iż tych troje współczesnych myślicieli dokonuje czegoś, co można by nazwać desakralizacją archiwum. Zamiast „świętego miejsca”, w którym zachowały się ślady przeszłości, dostępnego tylko dla wtajemniczonych, rysują one koncepcje o wymowie bardziej pragmatycznej, odsłaniając niekiedy także często skrywane funkcje archiwum, związane z jego miejscem w życiu społecznym. Inspirują jednocześnie do odpowiedzi na pytanie po co nam archiwa? nie są już one bowiem wyłącznie miejscem przechowywania dokumentów i ich konserwacji. Archiwiści i historycy przestali być jedynymi aktorami odpowiedzialnymi za przechowywanie i interpretację dokumentów. Autor podkreśla, iż zaprezentowane w tekście idee mogą być motywacją do wyjścia poza metafory archiwum jako: śladu, pamiątki, artefaktu czy dokumentu na rzecz opisu materialności i rzeczy. W jakimś stopniu odnoszą się także pośrednio do konstruowania praktyk archiwalnych, często o wymiarze etycznym. Inspirują do zadania pytań: co podlega archiwizowaniu, a co nie? w jaki sposób materiał jest selekcjonowany? na czym polega odpowiedzialność archiwisty za konstruowanie określonej narracji wokół zbiorów? Rozważania zamyka konstatacja, iż czas pokaże, czy z wielorakich działań zmierzających do upamiętnienia przeszłości wyłoni się nowy model archiwum, który będzie inaczej bądź lepiej odpowiadał na wyzwania współczesności.

Celem artykułu jest naświetlenie przyczyn i charakteru reform archiwalnych na Ukrainie w latach 1917–2022 oraz przeanalizowanie wyzwań i problemów, przed którymi stanęły archiwa ukraińskie po uzyskaniu przez Ukrainę niepodległości w 1991 r., a także w rezultacie wojny wywołanej przez Rosję w 2014 r. i inwazji z 24 lutego 2022 r. Zastosowana metoda badawcza opiera się na kryteriach naukowości, z uwzględnieniem kontekstu historycznego, spójności oraz specyficznej metodologii badawczej, w szczególności heurystyce archiwoznawczej i krytyce źródła. Wykorzystano również metodę ekspresowego sondażu grupy fokusowej. Oryginalność badań polega na rekonstrukcji procesu reformowania sektora archiwalnego w Ukrainie, określeniu jego etapów, ich charakterystyki i wzajemnych relacji, a także analizie problemów archiwów ukraińskich po inwazji rosyjskiej. Autorka dowodzi, iż reformy archiwalne na Ukrainie są integralną częścią procesu budowy państwa, a potrzeba ich realizacji urzeczywistniła się w momencie wyzwolenia Ukrainy spod wpływów zarówno Imperium Rosyjskiego, jak i Związku Sowieckiego. Kluczową ideą wszystkich reform archiwalnych (pięciu w latach 1917–1925 i dwóch w latach 1991–2022) była organizacja dziedziny archiwalnej niepodległego państwa, mająca na celu zabezpieczenie i zachowanie całości jego zasobu archiwalnego jako integralnej części światowego dziedzictwa archiwalnego oraz umożliwienie szerokiego dostępu do zawartej w dokumentach archiwalnych informacji. Specyfiką działalności reformatorskiej w odniesieniu do archiwów w czasach współczesnych, po odzyskaniu przez Ukrainę niepodległości 24 sierpnia 1991 r., jest jej trwały, skierowany na praktykę charakter. W procesie tym wyróżnić można „reformę archiwalną lat 90. XX w.” oraz reformę archiwalną opartą na „zasadzie pięciu I”, której twórcą był Anatolij W. Chromow. Autorka konstatuje, że inwazja rosyjska spowodowała dla zasobu archiwalnego i archiwów Ukrainy zwiększenie ryzyka poniesienia nieodwracalnych strat, nie tylko w narodowym zasobie archiwalnym Ukrainy, ale także światowym dziedzictwie archiwalnym jako całości. 

Zmieniające się regulacje prawne, rozwój nowych, ale niejednorodnych, narzędzi wspomagających zarządzenie dokumentacją oraz rosnąca ilość wytwarzanej dokumentacji elektronicznej sprawiły, że archiwa państwowe stanęły m.in. przed koniecznością stworzenia odpowiednich metod prze- prowadzania kontroli archiwalnych. Celem niniejszego artykułu jest ocena stopnia szczegółowości danych dotyczących elektronicznego zarządzania dokumentacją, w tym wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji elektronicznej, zawartych w protokołach kontroli archiwalnych. Określone zostaną także zmiany zakresu protokołowanych danych. Jako cezurę początkową obrano rok 2011 – moment wejścia w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r., które – po pierwsze – zdefiniowało system EZD, a po drugie – uregulowało możliwość elektronicznego zarządzania dokumentacją w organach administracji rządowej zespolonej w województwie, organach samorządu województwa, organach powiatu, organach gmin i związków międzygminnych oraz urzędach obsługujących te organy. Rok 2019 nie jest datą kończącą obowiązywanie rozporządzenia, ale z uwagi na wybuch pandemii COVID-19, zmieniającej obraz polskiego przedpola archiwalnego, uznano go za odpowiednią cezurę zamykającą artykuł.

Artykuł zawiera sprawozdanie z badań dotyczących funkcjonowania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (dalej EZD PUW), który jest drugim pod względem liczby wdrożeń systemem typu EZD w administracji publicznej w Polsce. Celem badań było ustalenie, w jaki sposób wprowadzenie do stosowania EZD PUW wpływa na działanie registratury w urzędzie, obieg dokumentów oraz sposoby załatwiania i dokumentowania spraw. Tekst składa się z części wprowadzającej, omówienia metody gromadzenia i analizy materiałów źródłowych oraz prezentacji wyników w dwóch ujęciach – dla jednostek, które wskazały system tradycyjny jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz dla urzędów, które za główny system zarządzania dokumentacją uznały EZD. Badaniem objęto 163 urzędy administracji samorządowej i rządowej w terenie, które w latach 2011–2022 wprowadziły do stosowania system EZD PUW. W grupie tej znalazły się 133 urzędy miejskie, gminne oraz miejsko-gminne, 32 starostwa powiatowe, 13 urzędów wojewódzkich oraz 5 urzędów marszałkowskich. Autor przeanalizował odpowiedzi udzielone w ankiecie skierowanej do wytypowanych urzędów oraz udostępnione przez respondentów normatywy wewnętrzne dotyczące zarządzania dokumentacją elektroniczną, będące suplementem do podstawowych instrukcji kancelaryjno-archiwalnych wymaganych przez przepisy prawa. Badanie pokazało niejednorodność regulacji wewnętrznych dotyczących wdrożenia systemu EZD PUW i jego funkcjonowania w poszczególnych urzędach, zarówno w wypadku pełnego wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, jak i rozwiązań hybrydowych. Zdaniem autora, ta różnorodność rozwiązań przekłada się na heterogeniczność funkcjonowania urzędów i dokumentowania ich działalności, co w obszarze działania administracji publicznej jest zjawiskiem niepożądanym. Wskazano dwie główne przyczyny takiego stanu rzeczy. Pierwsza to obowiązywanie – nieprzystających do obecnych rozwiązań stosowanych w biurowości elektronicznej – przepisów państwowych z 2011 r. regulujących organizację biurowości administracji publicznej w Polsce. Drugą jest nieadekwatna do współczesnych potrzeb kancelarii elektronicznej polityka nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym prowadzona przez archiwa państwowe. Do artykułu załączono dwa aneksy zawierające wykazy wewnętrznych regulacji wpływających na postępowanie z dokumentacją.

Celem artykułu jest zbadanie wzajemnych relacji pomiędzy aktotwórcą, archiwotwórcą i użytkownikiem informacji w kontekście rozwoju nowoczenych technologii informacyjno-komunikacyjnych. Badanie wykonano metodą desk based research, analizy piśmiennictwa, analizy przepisów prawnych oraz sprawozdań naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z lat 2011–2020. W wyniku przeprowadzonych analiz odnotowano bardzo dynamiczny rozwój cyfryzacji archiwów, co ma bezpośredni wpływ na relacje pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesów informacyjnych w archiwach. Wskazano także na zjawisko prosumpcji wiedzy archiwalnej, dotychczas nie opisywane w literaturze z zakresu archiwistyki. Stwierdzono, że konieczne jest szersze wykorzystanie wiedzy, jaką posiadają archiwiści i użytkownicy archiwów, dla zaprojektowania nowych narzędzi i metod postępowania przy tworzeniu, opracowywaniu i udostępnianiu zasobu archiwalnego w postaci cyfrowej.

Artykuł jest szczegółową, krytyczną recenzją 7-tomowej edycji dokumentów źródłowych pt. „Wielka Wojna – codzienność niecodzienności. Biblioteka pamiętników z I wojny światowej z zasobu polskich archiwów państwowych”, wydanej w latach 2014–2021 nakładem naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Poszczególne tomy serii zawierają opracowane naukowo dokumenty pamiętnikarskie z okresu I wojny światowej. Zarówno diariusze, jak i wspomnienia wchodzące w skład serii łączy wątek wojennych losów ich autorów i obrazu życia codziennego podczas wojny na ziemiach polskich. Autor przeanalizował i ocenił tomy serii pod kątem doboru wykorzystanych źródeł pamiętnikarskich, ich opracowania edytorskiego, układu poszczególnych tomów i aparatu naukowego. Odniósł się ponadto do kwestii opracowania naukowego poszczególnych tomów; zawarł także wiele rekomendacji i wniosków dla wydawcy odnoszących się do poprawy zakresu i jakości przygotowania edytorskiego źródeł pamiętnikarskich do publikacji.