Ogólne czy szczegółowe? Dane dotyczące biurowości elektronicznej w Polsce zawarte w protokołach kontroli archiwalnych z lat 2011–2019
cytuj
pobierz pliki
RIS BIB ENDNOTEWybierz format
RIS BIB ENDNOTEOgólne czy szczegółowe? Dane dotyczące biurowości elektronicznej w Polsce zawarte w protokołach kontroli archiwalnych z lat 2011–2019
Data publikacji: 14.11.2022
Archeion, 2022, 123, s. 167 - 183
https://doi.org/10.4467/26581264ARC.22.002.16463Autorzy
Ogólne czy szczegółowe? Dane dotyczące biurowości elektronicznej w Polsce zawarte w protokołach kontroli archiwalnych z lat 2011–2019
Zmieniające się regulacje prawne, rozwój nowych, ale niejednorodnych, narzędzi wspomagających zarządzenie dokumentacją oraz rosnąca ilość wytwarzanej dokumentacji elektronicznej sprawiły, że archiwa państwowe stanęły m.in. przed koniecznością stworzenia odpowiednich metod prze- prowadzania kontroli archiwalnych. Celem niniejszego artykułu jest ocena stopnia szczegółowości danych dotyczących elektronicznego zarządzania dokumentacją, w tym wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji elektronicznej, zawartych w protokołach kontroli archiwalnych. Określone zostaną także zmiany zakresu protokołowanych danych. Jako cezurę początkową obrano rok 2011 – moment wejścia w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r., które – po pierwsze – zdefiniowało system EZD, a po drugie – uregulowało możliwość elektronicznego zarządzania dokumentacją w organach administracji rządowej zespolonej w województwie, organach samorządu województwa, organach powiatu, organach gmin i związków międzygminnych oraz urzędach obsługujących te organy. Rok 2019 nie jest datą kończącą obowiązywanie rozporządzenia, ale z uwagi na wybuch pandemii COVID-19, zmieniającej obraz polskiego przedpola archiwalnego, uznano go za odpowiednią cezurę zamykającą artykuł.
Protokoły kontroli archiwalnych z lat 2011–2019 zgromadzone w oddziałach nadzoru archiwalne- go archiwów państwowych w: Bydgoszczy, Częstochowie, Gdańsku, Katowicach, Kielcach, Krakowie, Lublinie, Łodzi, Olsztynie, Opolu, Przemyślu, Radomiu, Rzeszowie, Suwałkach, Toruniu, Warszawie, Wrocławiu, Zielonej Górze oraz w wybranych oddziałach tych archiwów, uzyskane w trybie dostępu do informacji publicznej.
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2015, poz. 1446, z późn. zm.).
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2005, nr 64, poz. 565).
Ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2015, poz. 566).
Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. 2012, poz. 250).
Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r. w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony (Dz. U. 2012, poz. 269, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 2006, nr 206, poz. 1519).
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2006, nr 206, poz. 1517).
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 2006, nr 206, poz. 1518).
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011, nr 14, poz. 67).
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2017, poz. 2247).
Wytyczne dotyczące przeprowadzania kontroli postępowania z dokumentami elektronicznymi, załącznik do pisma Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 9.04.2020 r., znak sprawy DKN.400.15.2020, Registratura NDAP.
Zarządzenie nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 lutego 2016 r. w sprawie systemu teleinformatycznego „NiKA – Nadzór i Kontrola Archiwalna”, https://www.gov.pl/web/archiwa/rok-20136 [dostęp: 30.10.2022].
Zarządzenie nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 15 czerwca 2000 r. w sprawie przeprowadzania przez archiwa państwowe kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Registratura NDAP, znak sprawy WOU 402/6/2000.
Zarządzenie nr 32 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 7 grudnia 2020 r. w sprawie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych (Dz. Urz. Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych 2020, poz. 32), https://ndap.bip.gov.pl/dziennik-urzedowy/dziennik_urzedowy_2020.html [dostęp: 18.06.2022].
Archiwum Narodowe w Krakowie. Kontrole archiwalne, https://ank.gov.pl/co-robimy/nadzor-archiwalny/glowne-zadania-nadzoru-archiwalnego/kontrole-archiwalne/ [dostęp: 3.11.2021].
Laszuk A., Stan informatyzacji archiwów państwowych, „Archeion” 2004, t. 107, s. 71–204.
Nadzór i Kontrola Archiwalna. Instrukcja postępowania i podręcznik użytkownika, Warszawa 2016, załącznik do zarządzenia Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 lutego 2016 r. w sprawie systemu teleinformatycznego „NIKA – Nadzór i Kontrola Archiwalna”.
Perłakowska E., Elektroniczne zarządzanie dokumentacją, [w:] G. Abgarowicz, E. Perłakowska, A. Prasal, Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji, Warszawa 2018, s. 129–186.
Strategia rozwoju Archiwów Państwowych na lata 2021–2030, zesp. red.: J. Chojecka, M. Muszyńska, P. Pietrzyk, E. Rosowska-Jakubczyk, M. Sadza, Warszawa 2021, https://archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/5518-strategia-rozwoju-archiwow-panstwowych-na-lata-2021-2030 [dostęp: 30.10.2022].
Informacje: Archeion, 2022, 123, s. 167 - 183
Typ artykułu: Oryginalny artykuł naukowy
Tytuły:
Ogólne czy szczegółowe? Dane dotyczące biurowości elektronicznej w Polsce zawarte w protokołach kontroli archiwalnych z lat 2011–2019
General or specific? Data concerning electronic office work in Poland, reported in archival audit protocols from 2011–2019
Uniwersytet Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie
ul. Podchorążych 2, 30-084 Kraków, Polska
Publikacja: 14.11.2022
Status artykułu: Otwarte
Licencja: CC BY-NC-ND
Udział procentowy autorów:
Korekty artykułu:
-Języki publikacji:
PolskiLiczba wyświetleń: 988
Liczba pobrań: 690
Sugerowane cytowania: Chicago