Redakcja ponosi odpowiedzialność za wszelkie materiały publikowane na łamach "Kwartalnika Młodych Muzykologów UJ".
Redaktorzy zobowiązani są do nieustannego udoskonalania czasopisma. Do ich obowiązków należy:
sprostanie wymaganiom czytelników i autorów,
zapewnienie odpowiedniego poziomu publikowanych treści,
pielęgnowanie swobody wypowiedzi,
zachowanie integralności spuścizny akademickiej,
uniemożliwienie negatywnego wpływu potrzeb biznesowych na standardy intelektualne,
nieustanna gotowość do dokonywania poprawek, wyjaśnień lub przeprosin, kiedy tylko zachodzi taka potrzeba.
Czytelnicy powinni być informowani odnośnie instytucji finansującej badania, a także jej roli w ich przeprowadzeniu.
Decyzje redaktorów związane z przyjęciem artykułu do publikacji bądź jego odrzuceniem mogą być podyktowane jedynie znaczeniem, oryginalnością i klarownością tekstu, a także jego związkiem z tematyką realizowaną przez czasopismo. Redaktorzy nie powinni zmieniać decyzji dotyczącej zaakceptowania tekstu, chyba że rozpoznano w związku z nim poważne problemy. Nowi redaktorzy nie powinni zmieniać decyzji swoich poprzedników, chyba że rozpoznano poważne błędy.
Redakcja powinna opublikować opis procesu recenzji, a każde uchybienie od tego procesu musi być wyjaśnione przez redaktorów. Powinna zostać sporządzona również instrukcja zawierająca wszelkie wymagania wobec autorów; musi ona być regularnie aktualizowana i zgodna z regulaminem COPE.
Czasopismo powinno stworzyć dla autorów możliwość odwoływania się od decyzji redakcji.
Redakcja powinna sporządzić instrukcję zawierającą wszelkie wymagania wobec recenzentów. Musi ona być regularnie aktualizowana i zgodna z regulaminem COPE.
Redakcja powinna stworzyć system zapewniający ochronę tożsamości recenzentów, chyba że korzysta z otwartego systemu recenzji dostępnego dla autorów i recenzentów. Powinna również stworzyć system zapewniający poufność złożonego materiału w czasie jego recenzowania.
W przypadku skargi redaktorzy muszą postępować zgodnie z procedurą zalecaną przez schematy COPE.
Redakcja powinna odpowiadać na zażalenia niezwłocznie, zapewniając przy tym dalszą możliwość skarżenia dla niezadowolonych. Mechanizm ten powinien zostać wyjaśniony przez czasopismo, jak również uwzględniać informacje o sposobie odwoływania nierozwiązanych problemów do COPE.
Krytyka zamieszczonej w czasopiśmie pracy, jeśli nie ma ku temu żadnych przeciwwskazań, powinna zostać opublikowana. Autor tekstu powinien mieć zapewnioną możliwość odpowiedzi. Badania zgłaszające negatywne wyniki nie powinny być wykluczone przez redakcję.
Redakcja odpowiada za zgodność publikowanych przez nią materiałów badawczych międzynarodowo przyjętymi zasadami etyki. Redaktorzy powinni szukać zapewnienia, że wszystkie badania zostały zaaprobowane przez odpowiedni organ (np. komisja ds. etyki badań, instytucjonalna komisja recenzencka).
Redaktorzy odpowiadają za poufność danych osobowych osób, które brały udział w badaniach.
W przypadku podejrzenia popełnienia wykroczenia redaktorzy mają obowiązek podjęcia działania; dotyczy on zarówno materiałów przyjętych do publikacji, jak i nieopublikowanych — redakcja nie ma prawa odrzucenia podejrzewanego tekstu bez podjęcia postępowania wyjaśniającego.
W pierwszej kolejności należy zażądać wyjaśnień od podejrzewanego. W przypadku niesatysfakcjonujących wyjaśnień redakcja powinna zwrócić się do odpowiednich zwierzchników bądź organu kontrolnego z prośbą o rozpoznanie sprawy.
Redaktorzy powinni zapewnić przeprowadzenie właściwego śledztwa bądź sami wypracować rozwiązanie problemu.
W przypadku stwierdzenia opublikowania materiału nieścisłego, zwodniczego czy zniekształconego musi on zostać poprawiony, a poprawka należycie wyeksponowana. Jeśli po zbadaniu sprawy zarzut okaże się fałszywy, musi zostać odwołany. Zdementowanie powinno być odpowiednio widoczne.
Relacja czasopisma z jego właścicielami powinna się opierać na zasadzie niezależności. Decyzje dotyczące publikacji materiałów nie mogą zależeć od uwarunkowań politycznych czy ekonomicznych, a wyłącznie jakości i odpowiedniości dla czytelników.
Redakcja powinna mieć ustaloną politykę reklamowania zawartości czasopisma i procesu wydawania dodatków. Reklamy mogące wprowadzać w błąd powinny być odrzucane, a redaktorzy gotowi do publikowania krytyki według tych samych kryteriów co w przypadku pozostałych materiałów.
Przedruki powinny być publikowane bez zmian w stosunku do treści pierwszego wydania (o ile nie ma żadnych poprawek do uwzględnienia).
Redaktorzy powinni mieć system rozwiązywania konfliktów pomiędzy nimi, jak i z personelem, autorami, recenzentami i członkami zarządu redakcji.
Skarga do COPE może zostać wystosowana przez autora, recenzenta, redaktora lub wydawcę. Skargi rozpatrywane są jedynie wówczas, jeśli redaktor/czasopismo jest członkiem COPE.
Procedura wnoszenia skargi
W pierwszej instancji skarga przeciwko redaktorowi powinna zostać wystosowana do niego/niej na piśmie. Jeśli skarga nie jest w satysfakcjonujący sposób rozwiązana, powinna zostać skierowana do organu nadzorującego lub ombudsmana. Tylko skargi, które przeszły przez procedury czasopisma, mogą zostać skierowane do COPE. Przy skierowaniu do COPE powinna zostać załączona cała związana ze sprawą korespondencja.
COPE akceptuje odwołania dokonane w ciągu 6 miesięcy od zakończenia procedur przez czasopismo. Odwołania wysyłane poza tymi ramami czasowymi mogą być rozpatrywane jedynie w wyjątkowych przypadkach.
COPE nie rozpatruje skarg dotyczących samej treści (a nie procesu) decyzji redaktorskich, czy też krytyki zawartości redakcyjnej. Nie rozpatruje również incydentów mających miejsce przed publikacją owego regulaminu.
Gdy skarga przekazywana jest do COPE, kierujący przekazuje skargę administratorowi. Administrator COPE musi potwierdzić, że skarga dotyczy członka COPE, jej treść dotyczy zakresu obejmowanego przez regulamin, procedury czasopisma nie doprowadziły do wypracowania satysfakcjonującego rozwiązania oraz że odnosi się ona do zdarzenia zaistniałego po wejściu regulaminu w życie (1 stycznia 2005 r.).
Skierowujący ma dostarczyć materiał dowodowy z całą dokumentacją i korespondencją z czasopismem dotyczącą skargi i przekazać go poufnie przewodniczącemu COPE.
Przewodniczący COPE informuje redaktora czasopisma o skierowaniu skargi do COPE. Redaktor może odmówić współpracy — wówczas informacja o tym dociera do kierującego skargę oraz właściciela czasopisma — lub przedstawić zastosowanie przez czasopismo procedur.
W przypadku współpracy przewodniczący wraz z wybranym członkiem Rady COPE mogą zadecydować, że czasopismo wywiązało się z procedur w sposób satysfakcjonujący lub że konieczne jest dalsze śledztwo, co zostaje zgłoszone odpowiedniej komisji Rady COPE. W obu przypadkach o decyzji informowany jest skarżący i redaktor.
Podkomisja rozpatrująca skargę musi składać się z przewodniczącego i przynajmniej trzech innych członków Rady COPE. Dwóch spośród członków podkomisji nie może być redaktorami, żaden nie może należeć do tej samej grupy wydawniczej co skarżony redaktor. Jeśli należy do niej przewodniczący, powołuje on odpowiedniego zastępcę, by ten nadzorował obrady.
Podkomisja może odrzucić sprawę i poinformować o tym skarżącego i redaktora, bądź stwierdzić naruszenie regulaminu; wówczas przedstawia ona Radzie COPE raport, wyjaśniając naturę problemu i wydając zalecenia dalszego postępowania.
Rada COPE rozpatruje raport i może wprowadzić modyfikację do zaleceń. Następnie przedstawia skierowującemu, redaktorowi oraz właścicielowi ostateczną formę zaleceń. Wśród nich może pojawić się konieczność wystosowania przez redaktora przeprosin, opublikowania przez redaktora oświadczenia w jego czasopiśmie, udoskonalenia procedur przez czasopismo, tymczasowej rezygnacji redaktora z członkostwa w COPE bądź każda inna czynność, którą Rada COPE uzna za stosowną w zaistniałych okolicznościach.
Odwołanie od rekomendacji COPE można skierować do ombudsmana COPE; szczegółowe informacje dotyczące kontaktu z nim mogą zostać udostępnione na żądanie.
