W celu zapewnienia wysokiej wartości merytorycznej publikowanych artykułów i rzetelności naukowej Redakcja czasopisma przykłada szczególną wagę do konieczności stosowania zasad etycznego postępowania przez wszystkich uczestników procesu publikacji: autorów, redaktorów, recenzentów, wydawcy. Redakcja czyni wszelkie starania mające na celu zapobieganie praktykom niezgodnym z tymi zasadami.

Aby zapewnić oryginalność publikowanych tekstów Redakcja korzysta z systemu antyplagiatowego Crossref Similarity Check z wykorzystaniem oprogramowania  iThenticate. Program umożliwia porównanie tekstu z ponad 60 miliardami źródeł (internetowych i zdeponowanych przez ponad 800 wydawców naukowych), co pozwala na identyfikację ewentualnych podobieństw tekstu z innymi publikacjami.

Zasady etyczne stosowane przez Redakcję przygotowano na podstawie zaleceń: COPE Committee on Publication Ethics (Komisja Etyki Publikacji) zawartych w:

• Code of Conduct and Best Practice Guidelines for Journal Editors (Kodeks postępowania i wytyczne dotyczące najlepszych praktyk dla redaktorów czasopism naukowych),
• COPE Ethical Guidelines for Peer Reviewers (Wskazówki etyczne Komisji Etyki Publikacji dla recenzentów prac naukowych),
• „Dobrych praktykach w procedurach recenzyjnych w nauce” opracowanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

W przypadkach domniemanej lub potwierdzonej nierzetelności naukowej, nieuczciwej publikacji lub plagiatu, wydawca, we współpracy z Redakcją, podejmie wszelkie możliwe środki w celu wyjaśnienia sytuacji i wniesienia poprawek do artykułu.

1. Odpowiedzialność za publikowane teksty
   Redaktor naczelny odpowiada za wszystkie artykuły publikowane w „Krakowskim Roczniku Archiwalnym” oraz za decyzję o publikacji lub rezygnacji z publikacji złożonych artykułów. Decyzję o publikacji artykułu podejmuje w oparciu o recenzje, opinię Rady Naukowej i pozostałych członków Redakcji, przy uwzględnieniu wymogów prawnych regulujących kwestie praw autorskich i innych praw własności intelektualnej, plagiatu lub autoplagiatu oraz rozstrzygnięcia wątpliwości w zakresie autorstwa lub współautorstwa artykułu.
   
   
2. Bezstronność i zasada fair play
   Redaktor naczelny ocenia nadesłane artykuły pod kątem zawartości merytorycznej, oryginalności, przejrzystości wywodu, wartości naukowej oraz spójności z tematyką czasopisma bez względu na pochodzenie, narodowość, rasę, przynależność etniczną, płeć, orientację seksualną, wyznanie lub poglądy polityczne autora.
   
   
3. Poufność
   Redakcja zachowuje poufność informacji uzyskanych na każdym etapie procesu publikacji, zwłaszcza nie ujawnia danych autorów recenzentom lub danych recenzentów autorom.
   Informacji o nadesłanym artykule Redakcja nie ujawnia nikomu poza autorem, recenzentami, potencjalnymi recenzentami, innymi konsultantami redakcyjnymi (np. tłumaczami lub korektorami językowymi) i wydawcą. Informacje pozyskane w procesie oceny publikacji nie mogą być wykorzystane przez członków Redakcji bądź recenzentów, bez pisemnej zgody autora. To samo dotyczy artykułów odrzuconych lub ich fragmentów.
   
   
4. Zapobieganie konfliktowi interesów
   Redakcja dąży do zapewnienia sprawiedliwej i merytorycznej recenzji. Dlatego nie powierza recenzowania osobom, które pozostają w stosunku bezpośredniej podległości służbowej lub w innych bezpośrednich relacjach z autorami tekstów.
   
   
5. Zapobieganie nadużyciom i współpraca w dochodzeniach
   Redakcja czyni wszelkie starania w celu zapobieżenia wystąpieniu nieuczciwych praktyk (plagiat, nadużycia, fałszowanie wyników danych). Ponadto przeciwdziała innym nieprawidłowościom, takim jak ghostwriting, guest/honorary autorship. W przypadku podejrzeń lub powzięcia wiedzy o naruszeniu zasad etycznych w odniesieniu do zgłoszonych artykułów, Redakcja podejmuje odpowiednie działania. Dotyczy to artykułów przyjętych do publikacji, jak i odrzuconych.
   
   
6. Rzetelność naukowa
   Redakcja stoi na straży rzetelności czasopisma, podejmuje wszelkie starania, aby wyeliminować błędy i omyłki, uchybienia redakcyjne, czy nieprawidłowości w recenzjach. W tym celu może nanosić zmiany i poprawki w tekstach artykułów. Każdorazowo jednak informuje o tym autora i uzgadnia z nim zakres koniecznych zmian. Przedstawia mu także do zaakceptowania wersje tekstu po redakcji naukowej.

Wszelkie przypadki naruszenia obowiązków autorów w zakresie wskazanych poniżej zasad etycznych stanowią przesłankę odrzucenia przez Redakcję artykułu.

1. Autorstwo artykułu
   Autorstwo powinno być ograniczone do osób, które wniosły znaczący wkład w koncepcję i realizację badań oraz interpretację ich wyników. W związku z tym osoby, które w znacznym stopniu przyczyniły się do powstania artykułu, muszą występować jako współautorzy. Natomiast te, które wspomagały autora w pracy badawczej, należy uwzględnić w podziękowaniach (por. niżej - Podziękowania). Odpowiednie zapisy w tym zakresie znajdą się w umowie wydawniczej zawieranej z autorem.
   
   Przed złożeniem artykułu do Redakcji autor powinien się upewnić, że wskazał wszystkich współautorów oraz że zaakceptowali oni ostateczną wersję artykułu i wyrazili zgodę na jego publikację.
   Nieuczciwe praktyki dotyczące autorstwa stanowią przejaw nierzetelności naukowej i naruszenie zasad etycznych. Należą do nich w szczególności:\
   • ghostwriting (autorstwo widmo) - sytuacja, w której osoba, która wniosła istotny wkład w powstanie tekstu nie została ujawniona lub jej rola nie została określona w podziękowaniach zamieszczonych w artykule,
   • guest lub honorary authorship (autorstwo gościnne/honorowe) - sytuacja, w której osoba, której udział w powstaniu publikacji nie był znaczący lub nie miał miejsca, występuje jako autor lub współautor publikacji.
     
     
2. Ujawnianie danych i konflikt interesów
   Autor powinien ujawnić wszelkie źródła finansowania projektów, w wyniku których powstała jego praca. Podobnie jak wkładu instytucji naukowo-badawczych, stowarzyszeń lub innych podmiotów. Powinien ujawnić także wszelkie istotne konflikty interesów, które mogą wpłynąć na wyniki prowadzonych przez niego badań lub ich interpretację.
   
   
3. Standardy dotyczące tekstów
   Artykuły przesyłane do publikacji mogą być wyłącznie oryginalnymi dziełami, wcześniej niepublikowanymi. Nie mogą też być złożone w tym samym czasie do druku w innym wydawnictwie. Ponadto ich treść nie może naruszać praw autorskich osób trzecich.
   
   
4. Oryginalność i podawanie źródeł informacji, plagiat
   Autor przekazuje Redakcji pracę w całości oryginalną. Do jego obowiązków należy rzetelne i prawidłowe przywołanie nazwisk autorów wykorzystanych prac i odpowiednie zacytowanie lub zreferowanie fragmentów ich dzieł. Plagiat (w tym autoplagiat) jest zjawiskiem nieetycznym i nie będzie akceptowany.
   
   
5. Rzetelność naukowa
   Obowiązkiem autora jest rzetelny opis przeprowadzonych prac badawczych i poddanie wyników badań obiektywnej interpretacji. Artykuł powinien zawierać informacje na temat źródeł, na których oparto badania oraz dane, które pozwolą na ich powtórne przeprowadzenie.
   
   
6. Podziękowania
   W treści artykułu autor powinien zawrzeć podziękowania dla osób lub instytucji, które wspomagały go w pracy badawczej.
   
   
7. Błędy dostrzeżone po złożeniu tekstu
   W razie odkrycia po złożeniu artykułu znaczącego błędu lub nieścisłości w tekście autor ma obowiązek niezwłocznego poinformowania o tym Redakcji. Dzięki temu możliwe będzie odpowiednie skorygowanie tekstu.

1. Współpraca w podejmowaniu decyzji redakcyjnych
   Recenzent wspiera redaktora naczelnego w podejmowaniu decyzji o charakterze redakcyjnym. Oprócz tego, za pośrednictwem Redakcji, pomaga autorowi wyeliminować błędy w jego pracy.
   
   
2. Terminowość
   Recenzent podejmuje się recenzowania wyłącznie artykułów o tematyce, w zakresie której posiada odpowiednią wiedzę, pozwalającą na przygotowanie recenzji w wyznaczonym przez Redakcję terminie. Jeżeli spełnienie tych warunków nie jest możliwe, jak najszybciej informuje o tym Redakcję.
   
   
3. Poufność
   Wszystkie recenzowane artykuły traktowane są jako dokumenty poufne. Recenzent nie omawia ich i nie udostępnia innym osobom spoza Redakcji i Rady Naukowej „Krakowskiego Rocznika Archiwalnego”.
   
   
4. Obiektywizm
   Recenzje należy sporządzać w sposób obiektywny, w oparciu o argumenty naukowe i w zgodzie ze standardami etycznymi. Recenzenci powinni wyrażać swoje opinie w sposób jasny i zrozumiały, powołując odpowiednie argumenty. Wyłącznym celem recenzji jest podniesienie wartości naukowej tekstu. Personalna krytyka pod adresem autora jest niewłaściwa i nie będzie akceptowana.
   
   
5. Anonimowość
   Wszystkie recenzje wykonuje się anonimowo. Redakcja nie przekazuje recenzentom informacji o autorach.
   
   
6. Weryfikacja oryginalności tekstu
   W razie powzięcia przez recenzenta podejrzenia o naruszeniu standardów etycznych przez autora, powinien on niezwłocznie poinformować o tym Redakcję. W szczególności dotyczy to podejrzenia o fałszowanie danych i plagiatu, w tym zauważenia znaczących podobieństw lub częściowego pokrywania się recenzowanego artykułu z inną opublikowaną i znaną recenzentowi pracą.
   
   
7. Ujawnianie danych i konflikt interesów
   Informacje lub pomysły uzyskane przez recenzenta w trakcie procesu recenzowania artykułu powinny być traktowane jako poufne. Recenzent nie może ich wykorzystywać do osiągnięcia korzyści osobistych. Recenzenci nie powinni oceniać artykułów w sytuacji wystąpienia konfliktu interesów, wynikającego z konkurencji, współpracy lub innych relacji i powiązań z autorem. Rodzaje tego typu relacji opisano w zakładce Procedura recenzowania.