Ocena wstępna
Otrzymane manuskrypty są najpierw sprawdzane przez Redakcję zgodnie z wymogami i polityką Geoinformatica Polonica. Niekompletne manuskrypty, które nie są przygotowane według zaleceń czasopisma, mogą zostać odesłane do Autorów z sugestiami wprowadzenia poprawek. Autorzy otrzymują numer referencyjny po zarejestrowaniu manuskryptu w Redakcji. Redaktor zapoznaje się z każdym otrzymanym manuskryptem, a następnie: wysyła go do Recenzentów, odrzuca rękopis lub zwraca Autorom z sugestiami dotyczącymi korekty prezentacji danych.
W ramach procesu przesyłania w Systemie Redakcyjnym, Autorzy potwierdzają oryginalność artykułu, ważność autorstwa, przeniesienie praw autorskich oraz zapewniają zgodność z procesem recenzji.
Redakcja stosuje procedurę antyplagiatową.
Redakcja powinna przekazać autorowi informację o zakładanym maksymalnym czasie procedowania artykułu.
Rekomendacja Recenzentów
Autorzy mogą rekomendować potencjalnych Recenzentów. Jeżeli jednak Redaktorzy czasopisma Geoinformatica Polonica stwierdzą naruszenie zasady konfliktu interesów, tacy recenzenci nie będą brani pod uwagę. Także Recenzenci proszeni są o zgłaszanie wszelkich konfliktów interesów.
Autorzy mogą także wpisać nazwiska potencjalnych Recenzentów, których chcą wykluczyć z procesu recenzowania swojego manuskryptu, na etapie wstępnego przesyłania. Redakcja uwzględni te prośby, o ile nie przeszkodzi to w obiektywnej i wnikliwej ocenie zgłoszenia.
Przeniesienie praw autorskich
Geoinformatica Polonica wymaga wyłącznej cesji przeniesienia praw autorskich od wszystkich autorów w momencie składania manuskryptu. Manuskrypt zostanie poddany procesowi Recenzji po zakończeniu przenoszenia praw autorskich. Po akceptacji wszystkie opublikowane manuskrypty stają się trwałą własnością właścicieli Geoinformatica Polonica i nie mogą być publikowane gdzie indziej bez pisemnej zgody Autorów.
Proces recenzji
Zarejestrowane manuskrypty, po przejściu wstępnej weryfikacji, są wysyłane co najmniej do dwóch niezależnych Recenzentów spoza jednostki, w której zatrudniony jest Autor w celu oceny naukowej. Proces recenzji w Geoinformatica Polonica jest poufny (podwójnie ślepy), co oznacza, że Autor i Recenzent pozostają wobec siebie anonimowi.
Recenzja ma formę pisemną i kończy się jednoznacznym wnioskiem co do dopuszczenia artykułu do publikacji lub jego odrzucenia.
Nazwiska Recenzentów współpracujących z czasopismem są umieszczone na stronie internetowej oraz w wersji drukowanej czasopisma. Recenzenci uzyskują pisemne potwierdzenie wykonania recenzji przez Panel Redakcyjny Czasopisma.
Podczas oceny manuskryptu Recenzent rozpatruje następujące aspekty:
Czy tytuł opracowania odpowiada jego treści?
Czy uzyskane wyniki stanowią poszerzenie dotychczasowej wiedzy?
Czy zastosowane metody są odpowiednie, a materiał wykorzystany do badań jest wystarczający?
Czy wyniki są odpowiednio zinterpretowane oraz opracowane statystycznie, a także właściwie przedstawione w tabelach i na rysunkach?
Czy dokonana została kwerenda literatury mająca na celu zapoznanie czytelnika z aktualnym stanem wiedzy w rozpatrywanym problemie badawczym?
Czy poprawnie zastosowano jednostki miar?
Czy streszczenie przedstawia istotę pracy?
Czy język angielski jest poprawny i zrozumiały?
Po otrzymaniu recenzji, Autorzy powinni uwzględnić wszystkie sugestie Recenzentów, a dodatkowo ustosunkować się pisemnie do wszystkich uwag, a w szczególności do tych, z którymi się nie zgadzają (jeśli takie wystąpią). Recenzje nie są ujawniane publicznie. Raporty z recenzji są dostępne dla Autorów (po anonimizacji) i Redakcji czasopisma. Nie istnieje żadna bezpośrednia interakcja pomiędzy Autorami, a Recenzentami.
Akceptacja
Jeśli jedna z dwóch recenzji jest negatywna, Redaktor Naczelny kieruje artykuł do trzeciego Recenzenta.
Aby wspomóc Redaktora Naczelnego w podjęciu ostatecznej decyzji dotyczącej przyjęcia artykułu do druku, Recenzent powinien przekazać Redaktorom jak najwięcej informacji. Recenzja która jasno przedstawia powody zarówno za, jak i przeciw publikacji, ma zatem taką samą lub nawet większą wartość, jak recenzja zawierająca jedynie bezpośrednią rekomendację.
Redaktor przekazuje Autorom jedną z decyzji:
tekst może zostać przyjęty po uwzględnieniu drobnych poprawek,
tekst będzie rozważany ponownie po wprowadzaniu gruntownych zmian– w takiej sytuacji akceptacja manuskryptu będzie ponownie rozważana po przysłaniu przez Autorów poprawionego tekstu wraz ze szczegółowymi odpowiedziami na komentarze Recenzenta (w określonym przez Redaktora czasie).
tekst zostaje odrzucony ale Redakcja wyraża zachętę do ponownego przesłania artykułu po przeprowadzeniu dalszych eksperymentów – taka sytuacja może wystąpić, gdy w artykule niezbędne wykonanie jest wykonanie dodatkowych eksperymentów lub obliczeń na poparcie wniosków,
tekst zostaje odrzucony, jeżeli artykuł zawiera poważne wady, nie zawiera żadnego oryginalnego wkładu i zostaje odrzucony bez propozycji ponownego przesłania do czasopisma.
W przypadku odrzucenia manuskryptu Autorom przysługuje prawo odwołania się, jeśli uznają, że Recenzenci nie zrozumieli lub nie docenili niektórych punktów manuskryptu – w takiej sytuacji Redakcja zadecyduje czy istnieją podstawy do ponownego rozpatrzenia manuskryptu.
Po ostatecznej akceptacji manuskrypt zostanie poddany profesjonalnej redakcji, redakcji w języku angielskim, korekcie autorskiej, ostatecznym poprawkom, paginacji i publikacji na stronie internetowej Geoinformatica Polonica.
Wycofania
Manuskrypt może zostać wycofany przez Autorów (gdy badacze zorientują się że w tekście wystąpił błąd) lub przez Redakcję która stwierdzi, że badania zostały opublikowane wcześniej gdzie indziej (bez odwołania w tekście), wnioski są niewiarygodne, tekst narusza prawa autorskie, Autorzy złamali procedury etyki zawodowej lub nie przestrzegali przepisów prawa albo gdy została naruszona zasada konfliktu interesów Autorów, Recenzentów lub Redaktorów. Artykuł może być wycofany przez Autora do momentu wykonania korekty autorskiej tekstu.