Podstawowe zasady przygotowania tekstu autorskiego

1. format pliku – .rtf, .doc lub .docx
   
   
2. Formatowanie strony:
   • marginesy górny i lewy: 2 cm; marginesy dolny i prawy: 4 cm
   • strony numerowane w prawym górnym rogu
   • brak nagłówków i stopek innych niż numer strony
     
     
3. formatowanie tekstu:
   • czcionka Times New Roman, 12 punktów dla całego tekstu, łącznie z tytułami i śródtytułami oraz przypisami
   • interlinia: 1,5 wiersza
   • justowanie
   • podkreślenie dla fragmentów, które będą miały zostać wyróżnione w składzie
   • tekst nie powinien zawierać boldów, kapitalików, wcięć akapitowych, zwłaszcza robionych za pomocą tabulatora, odstępów międzyakapitowych, wcięć wyróżniających bloki cytatów. Akapity tworzyć wyłącznie przy użyciu klawisza Enter.
   • hierarchia tytułów powinna być oznaczona za pomocą numeracji: I, II, III, IV itd. dla tytułów pierwszego stopnia; 1, 2, 3, 4 itd. dla tytułów drugiego stopnia; a, b, c, d itd. dla tytułów trzeciego stopnia (przyjęcie powyższych oznaczeń jest wyłącznie robocze – ostateczne ukształtowanie typograficzne tytułów zależy od projektu graficznego)
   • tekst powinien być oczyszczony z wielokrotnych spacji
   • nie należy używać dzielenia wyrazów (ani ręcznego, ani automatycznego)
   • nie należy używać tzw. twardej spacji
4. w wypadku artykułów do książek zbiorowych istnieją następujące dodatkowe wymogi:
   • minimalna liczba znaków ze spacjami to 20 000 (pół arkusza wydawniczego), maksymalna – 40 000 (arkusz wydawniczy)
   • pod imieniem i nazwiskiem autora należy podać afiliację
   • do artykułu należy dołączyć: streszczenie w języku angielskim (poprzedzone angielską wersją tytułu) i polskim (każdy tekst maksymalnie 1200 znaków ze spacjami), słowa klucze w języku polskim i angielskim (maksymalnie 5) oraz krótką notę o autorze (maks. 500 znaków ze spacjami)
   • artykuły powinny zawierać bibliografię.

Szczegółowe zasady opracowania tekstu na etapie redakcji wewnątrzwydawniczej

W opracowaniu redakcyjnym czasopism stosujemy następujące zasady szczegółowe:

1. cytaty:
   • cytaty prozą: wielkością pisma podstawowego (12 punktów), w cudzysłowach, zazwyczaj w ciągu (wyjątek stanowią na przykład cytaty kilkuakapitowe)
   • cytowane wiersze: czcionka wielkości pisma podstawowego, bez cudzysłowów, odstęp od góry i od dołu, odnośnik przypisu za kropką, wykrzyknikiem lub znakiem zapytania;
   • wypuszczenia w cytowanych tekstach oznaczamy za pomocą wielokropka ujętego w nawias kwadratowy.
   • cytat w cytacie zaznaczamy za pomocą cudzysłowów francuskich «…».
     
     
2. kursywa:
   • słowa i wyrażenia obcojęzyczne, oprócz już przyswojonych, także dłuższe fragmenty w językach obcych z wyjątkiem wierszy;
   • tytuły książek, dzieł muzycznych, plastycznych, filmów (po polsku i w języku obcym)
     
     
3. antykwa:
   • tytuły czasopism, w cudzysłowie;
   • tytuły części, rozdziałów i podrozdziałów książek przywoływanych w tekście – umieszczamy je w cudzysłowie;
   • tytuły wystaw, konferencji, sesji naukowych, konkursów – umieszczamy je w cudzysłowie;
   • nazwy tekstów religijnych i ich części, na przykład: Biblia, Stary Testament, Księga Rodzaju, Pieśń nad pieśniami, a także skróty odsyłające do poszczególnych fragmentów Biblii (skróty mogą mieć formę przyjętą w Biblii Tysiąclecia lub w innym cytowanym wydaniu; można posługiwać się także ogólnie przyjętymi skrótami łacińskimi);
   • jeśli cały tekst jest kursywą, to antykwa pełni funkcję wyróżnienia;
   • w przypisach skróty i wyrazy polskie, typu: dz. cyt., tamże.
     
     
4. liczebniki:
   • w miarę możliwości zapisujemy słownie;
   • nie stosujemy zapisów typu: XIX-wieczny, 5-letni, lecz: dziewiętnastowieczny, pięcioletni;
   • wieki numerujemy cyframi rzymskimi, np. XIX w.;
   • cyfry rzymskie stosujemy także w zapisach: II Rzeczpospolita Polska, III Rzesza
   • daty zapisujemy według schematu: 13 grudnia 1981 r.; 10 maja br.; w sierpniu tr.
   • „lata osiemdziesiąte” i inne zawsze zapisujemy słownie;
   • między liczebniki wstawiamy myślnik (–), nie dywiz (-): 1997–1998, bez spacji.
     
     
5. skróty i skrótowce:
   • stosujemy skróty słownikowe, takie jak: gen., płk, kpt., prof., doc., mgr, dr hab., m.in., tzw., tj., np., itd., itp., ewentualnie także: godz., kg, ha, km, km kw., m sześc., proc. –w wypadku tekstów, w których słowa te powtarzają się często
   • w przypisach pozostawiamy skróty związane z konwencją zapisu bibliograficznego
   • skrótowce nazw organizacji i instytucji – przy pierwszym wystąpieniu podajemy pełną nazwę, przy kolejnych dopuszcza się stosowanie zapisów skrótowych; w wypadku nazw znanych powszechnie (np. ZSRR, PRL) możliwe jest stosowanie skrótowców bez ich rozwijania przy pierwszym wystąpieniu
     
     
6. przypisy:
   • odnośnik przypisu stoi przed znakiem interpunkcyjnym
   • na końcu zdania stosujemy następującą kolejność znaków: cudzysłów, odnośnik przypisu, kropka (uwaga: w cytowanych wierszach odnośnik przypisu stawiamy wyjątkowo za kropką)
   • w przypisach bibliograficznych preferujemy polskie określenia (np.: tamże, tenże, taż) i skróty (np.: dz. cyt.)
   • w adresach wydawniczych nazwy miejscowości zapisujemy w języku oryginału, zgodnie z formą umieszczoną na stronie tytułowej
   • określenia części książki podajemy w języku oryginału (np.: vol., Bd.); skrót oznaczający stronę – po polsku
   • miejsca wydania, jeśli jest ich więcej, oddzielamy myślnikami bez spacji (np. Gdańsk–Warszawa–Kraków)
   • przypis tłumacza / autora kończymy następująco: (przyp. tłum.) / (przyp. autora)
   • interpunkcja stosowana w adresach bibliograficznych: system przecinkowy.

Informacje dodatkowe dotyczące opracowania przypisów

• Podstawą do sporządzenia notki bibliograficznej jest strona tytułowa danego dzieła. W notce należy podać imię (w pełnym brzmieniu lub tylko inicjał – przyjęte rozwiązanie trzeba stosować konsekwentnie) i nazwisko autora, tytuł dzieła, funkcję oraz imiona i nazwiska osób współodpowiedzialnych (redaktorów, tłumaczy, autorów wstępów itd.), adres wydawniczy (przynajmniej miejsce i rok wydania – nazwę wydawnictwa można pominąć)[1]. Jeśli na stronie tytułowej zostało podanych więcej niż trzech autorów lub więcej niż trzy osoby odpowiedzialne, można użyć formuły „i in.”, wymieniwszy trzy pierwsze nazwiska[2]. Jeśli jako miejsce wydania zostały przywołane więcej niż trzy miejscowości, wówczas wymienia się tylko pierwszą z nich.
  
  
• Strona tytułowa jest także podstawą sporządzania opisów dzieł w językach obcych (między innymi z tego powodu nie należy w notkach bibliograficznych tłumaczyć informacji dotyczących edycji, redaktorów itd., lecz podawać je w języku oryginału)[3].
  
  
• Sporządzając na potrzeby przypisów czy bibliografii notkę bibliograficzną artykułu zamieszczonego w czasopiśmie, musimy podać – zamiast adresu wydawniczego – tzw. cytatę wydawniczą: tytuł czasopisma, rok, zeszyt/numer[4]. W wypadku numerów bądź zeszytów podwójnych stosujemy myślnik[5]. Niekiedy po tytule czasopisma umieszcza się także numer rocznika[6] (bądź numer tomu). W wypadku dzienników i tygodników można podać datę dzienną[7]. W szczególnych wypadkach przy tytule czasopisma należy podać miejsce wydania[8].
  
  
• Cytatą wydawniczą posługujemy się także, sporządzając notkę bibliograficzną artykułu zamieszczonego w książce zbiorowej, tyle że wtedy poprzedzamy ją przyimkiem „w:”, umieszczanym w nawiasie kwadratowym[9].
  
  
• Przy publikacjach składających się z kilku tomów należy podawać, o który tom danego dzieła chodzi[10]. Jeśli każdy z tomów danej publikacji jest opatrzony osobnym tytułem, należy to oddać w zapisie bibliograficznym – służy temu dwukropek postawiony po numerze tomu[11]. Podobnie należy postąpić, jeśli każdy z tomów ma także inną datę wydania[12] czy też odpowiedzialne są zań inne osoby[13].
  
  
• Można skracać i upraszczać zapisy w przypisach, stosując odpowiednie skróty i formuły.
  
  
• Jeśli dzieło danego pisarza pojawi się w którymś z kolejnych przypisów, używamy skrótu „dz. cyt.”[14]. Skrót ten można stosować do momentu pojawienia się drugiej książki tego samego autora.
  
  
• Jeśli zatem chcemy odesłać do jednego z kilku do tej pory wymienionych dzieł danego autora (w tym wypadku jest to M. Foucault), musimy podać przynajmniej fragment tytułu (zapis „dz. cyt.” byłby mylący, gdyż mógłby się odnosić do różnych pozycji)[15]. Raz przyjętą skróconą wersję tytułu należy stosować konsekwentnie (uwaga: do skróconego tytułu nie dodaje się już formuły „dz. cyt.”).
  
  
• Jeśli odsyłamy do pozycji wymienionej w przypisie bezpośrednio poprzedzającym bieżący, stosujemy formułę „tamże” i podajemy stronę[16]. Jeśli identyczna jest cała treść przypisu, wstawiamy tylko „tamże”[17].
  
  
• Jeśli w danym przypisie pojawia się po raz pierwszy lub kolejny publikacja jednego autora[18], a przypis bezpośrednio po nim następujący odsyła do innej publikacji tego autora, możemy użyć słowa „tenże” (tegoż) lub „taż” (tejże), zamiast powtarzać imię i nazwisko[19].
  
  
• Imię i nazwisko autora można zastąpić słowem „tenże” lub „taż”, jeśli powtarza się na początku cytaty wydawniczej[20].
  
  
• Jeśli nazwisko autora przywoływanego tekstu pojawia się w danej notce bibliograficznej także w innym charakterze (np. osoby odpowiedzialnej za opracowanie), a nie ma wątpliwości, że zapis będzie jednoznaczny, można to nazwisko za drugim razem pominąć, zastępując je wielokropkiem[21].
  
  
• Jeśli nie można ustalić miejsca wydania, należy posłużyć się skrótem „b.m.” (bez miejsca); jeśli podobna sytuacja zachodzi w wypadku roku – „b.r.” (bez roku), a jeśli w obu – „b.m.r.” (bez miejsca i roku). Skróty te za każdym razem umieszczamy w nawiasie kwadratowym[22].
  
  
• W wypadku publikacji elektronicznych oprócz danych identyfikacyjnych konkretnej pozycji należy podać również datę dostępu[23].
  
  
• Opis bibliograficzny należy sporządzać także w wypadku materiałów audiowizualnach, na przykład takich jak filmy komercyjne[24], nagrania dokumentacyjne[25].

Kolejność elementów w opisie materiału archiwalnego

• Nazwa archiwum (skrót). Cytując dokumenty np. z Archiwum IPN (i archiwów Oddziałów IPN), Akt Nowych w Warszawie, Archiwów Państwowych stosujemy skróty: AIPN, AIPN BU, AIPN Gd, AIPN Kr (nie stosujemy zapisów typu BUiAD IPN, OBUiAD, OBUiAD Kat, OBUiAD IPN-Wr, AIPN Kraków, OBUiAD Lublin, OBUiAD IPN w Poznaniu, Archiwum IPN Warszawa, itd.), AAN, APGd.[26].
  
  
• Nazwa zespołu archiwalnego (ewentualnie skrót); skrót „zesp.” jest dopuszczalny w wypadku, gdy nazwa zespołu jest zapisana cyframi lub symbolami[27].
  
  
• Sygnatura jednostki archiwalnej; jeśli sygnatura jednostki archiwalnej składa się z kilku symboli, dopuszcza się stosowanie skrótu sygn., wtedy jednak skrót należy stosować konsekwentnie w całej pracy[28].
  
  
• Opis dokumentu – rodzaj dokumentu, kto, do kogo (jeśli tytuł dokumentu zawiera te informacje, można się nim posłużyć). Należy podawać pełne imiona nadawców i adresatów. Opis dokumentu (lub przytaczanej relacji) podawany jest antykwą[29].
  
  
• Data powstania dokumentu po przecinku lub data przybliżona w nawiasie kwadratowym; jeśli nie można ustalić daty, stosujemy skrót b.d.[30].
  
  
• Numer karty (gdy przywoływany jest fragment dokumentu, numer karty, na której znajduje się ten fragment). Jeżeli jednostka archiwalna nie jest spaginowana, używamy skrótu b.p.[31].
  
  
• Jeżeli w przypisie podajemy kilka źródeł, ich opisy rozdzielamy średnikiem[32].
  
  
• UWAGA. Jeżeli dokument był opublikowany, powołujemy się na wersję opublikowaną, a nie archiwalną.

Materiały uzupełniające

1. Tabele: powinny mieć wyraźną i czytelną dla odbiorcy strukturę; treści w kolumnach i wierszach nie należy ustawiać za pomocą klawisza spacji; należy pamiętać o umieszczeniu tytułu nad tabelą.
   
   
2. Wykresy itp.: wszystkie tego typu materiały należy opatrywać tytułami; powinny mieć wyraźną i czytelną dla odbiorcy strukturę.
   
   
3. Ilustracje: należy dołączać do materiały w osobnych plikach, pamiętając o precyzyjnych nazwach plików; w tekście miejsca, gdzie mają się znaleźć ilustracje należy oznaczać tytułem pliku, umieszczając te informacje w nawiasie kwadratowym; pliki powinny być dostarczane w formatach: jpg, tiff, png, bmp, pdf; minimalna rozdzielczość plików 300 DPI. Należy podawać źródło i właściciela praw do ilustracji. Ostateczny wybór ilustracji należy do wydawcy.