Celem artykułu jest analiza rozwoju informatyzacji urzędów gminnych, miejsko-gminnych, miejskich oraz związków międzygminnych z terenu objętego nadzorem archiwalnym Archiwum Narodowego w Krakowie. Badanie zostało przeprowadzone przede wszystkim w oparciu o analizę protokołów kontroli archiwalnych oraz wydanych zaleceń pokontrolnych pozyskanych w trybie dostępu do informacji publicznej. Analizując zebraną dokumentację, przede wszystkim sprawdzano, czy kontrolowana jednostka pracowała w ramach systemu EZD , czy też podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania sposobu prowadzenia spraw był system tradycyjny. Następnie zweryfikowano wszystkie systemy informatyczne oraz rok ich wdrożenia.
Za cezury przyjęto lata 2011–2019. Pierwszą datą jest rok wejścia w życie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, które uregulowało możliwość elektronicznego zarządzania dokumentacją m.in. w organach gmin i związków międzygminnych oraz urzędach obsługujących te organy. Datą zamykającą artykuł jest rok wybuchu pandemii CO VID -19.

Digital office management in communes in the area under the archival supervision of the State Archive in Kraków in the years 2011–2019

This paper analyzes the progress of digitalization in the offices of communes, municipalities, and inter-communal associations from the area under the archival supervision of the State Archive in Kraków. The study was mainly based on the analysis of archival audit reports and the post-audit recommendations issued, which were acquired under the Polish freedom of information act. When analyzing the collected documentation, the main objective was determining whether the audited office primarily used the EZD system or the traditional system when conducting office management activities and documenting cases. Then, all IT systems (as well as the year of their implementation) were verified. The study covered the years 2011–2019. 2011 is the year when a new regulation of prime minister entered into force, regulating the possibility of managing documents digitally for communes and inter-communal associations as well as offices operating within these entities. The studied period ends with the breakout of the CO VID - 19 pandemic.

Keywords: digital office management, IT systems, document circulation, archival audit reports, State Archive in Kraków

This paper analyzes the progress of digitalization in the offices of communes, municipalities, and inter-communal associations from the area under the archival supervision of the State Archive in Kraków. The study was mainly based on the analysis of archival audit reports and the post-audit recommendations issued, which were acquired under the Polish freedom of information act. When analyzing the collected documentation, the main objective was determining whether the audited office primarily used the EZD system or the traditional system when conducting office management activities and documenting cases. Then, all IT systems (as well as the year of their implementation) were verified. The study covered the years 2011–2019. 2011 is the year when a new regulation of prime minister entered into force, regulating the possibility of managing documents digitally for communes and inter-communal associations as well as offices operating within these entities. The studied period ends with the breakout of the CO VID - 19 pandemic.