0066-6041 Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych System elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW a wewnętrzne normatywy regulujące zarządzanie dokumentacją w jednostkach administracji samorządowej i rządowej w terenie (2011–2021). Wybrane aspekty The EZD PUW electronic records management system vs. internal norms governing records management in local and state government units in the field (2011–2021). Selected aspects Smoczyński Marcin author Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu Correspondence to: Marcin Smoczyński marsmo@umk.pl 14 11 2022 123 2022 184 217 Copyright © 2022 2022 <p>Artykuł zawiera sprawozdanie z badań dotyczących funkcjonowania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (dalej EZD PUW), który jest drugim pod względem liczby wdrożeń systemem typu EZD w administracji publicznej w Polsce. Celem badań było ustalenie, w jaki sposób wprowadzenie do stosowania EZD PUW wpływa na działanie registratury w urzędzie, obieg dokumentów oraz sposoby załatwiania i dokumentowania spraw. Tekst składa się z części wprowadzającej, omówienia metody gromadzenia i analizy materiałów źródłowych oraz prezentacji wyników w dwóch ujęciach – dla jednostek, które wskazały system tradycyjny jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz dla urzędów, które za główny system zarządzania dokumentacją uznały EZD. Badaniem objęto 163 urzędy administracji samorządowej i rządowej w terenie, które w latach 2011–2022 wprowadziły do stosowania system EZD PUW. W grupie tej znalazły się 133 urzędy miejskie, gminne oraz miejsko-gminne, 32 starostwa powiatowe, 13 urzędów wojewódzkich oraz 5 urzędów marszałkowskich. Autor przeanalizował odpowiedzi udzielone w ankiecie skierowanej do wytypowanych urzędów oraz udostępnione przez respondentów normatywy wewnętrzne dotyczące zarządzania dokumentacją elektroniczną, będące suplementem do podstawowych instrukcji kancelaryjno-archiwalnych wymaganych przez przepisy prawa. Badanie pokazało niejednorodność regulacji wewnętrznych dotyczących wdrożenia systemu EZD PUW i jego funkcjonowania w poszczególnych urzędach, zarówno w wypadku pełnego wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, jak i rozwiązań hybrydowych. Zdaniem autora, ta różnorodność rozwiązań przekłada się na heterogeniczność funkcjonowania urzędów i dokumentowania ich działalności, co w obszarze działania administracji publicznej jest zjawiskiem niepożądanym. Wskazano dwie główne przyczyny takiego stanu rzeczy. Pierwsza to obowiązywanie – nieprzystających do obecnych rozwiązań stosowanych w biurowości elektronicznej – przepisów państwowych z 2011 r. regulujących organizację biurowości administracji publicznej w Polsce. Drugą jest nieadekwatna do współczesnych potrzeb kancelarii elektronicznej polityka nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym prowadzona przez archiwa państwowe. Do artykułu załączono dwa aneksy zawierające wykazy wewnętrznych regulacji wpływających na postępowanie z dokumentacją.</p> 2 Dane badawcze zgromadzone przechowywane w siedzibie Wydziału Nauk Historycznych Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, ul. Wł. Bojarskiego 1. 3 Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji, https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-zmianie-niektorych-ustaw-w-zwiazku-z-rozwojem-e-administracji2 [dostęp: 22.08.2022]. Normatywy ujęte w Aneksie 1 oraz Aneksie 2 wraz z późniejszymi zmianami. 4 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011, nr 14, poz. 67). 5 Uchwała Rady Ministrów z dnia 24 sierpnia 1931 r. o przepisach kancelaryjnych w administracji publicznej (Mon. Pol. 1931, nr 196, poz. 213). 7 Barszcz A., Prezydium Rady Ministrów i Urząd Rady Ministrów jako wytwórcy państwowego zasobu archiwalnego (1945–1996), Warszawa 2014. 8 Dąbrowski A.G., Kancelaria Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w Warszawie w latach 1918–1939, Warszawa 2015. 9 Dedoose, https://www.dedoose.com/ [dostęp: 9.06.2022]. 10 Dedoose: Distinguishing features and functions, https://www.surrey.ac.uk/sites/default/files/2020-08/dedoose-distinguishing-features-and-functions.pdf [dostęp: 9.06.2022]. 11 Degen R., Jeszcze o instrukcji kancelaryjnej, [w:] Zarządzanie dokumentacją, archiwistyka i ... koty. Księga Jubileuszowa Profesor Haliny Robótki, red. R. Degen, M. Jabłońska, W.K. Roman, Warszawa 2016, s. 44–55. 12 Degen R., Kancelaria wojewódzkich urzędów administracji ogólnej na Ziemiach Odzyskanych w latach 1945–1950, Warszawa 2005. 13 Dereszyńska-Romaniuk M., Kancelaria urzędu wojewódzkiego pomorskiego w Toruniu w latach 1919–1939, Warszawa 1998. 14 Drzewiecka D., Systemy EZD w urzędach administracji publicznej w Polsce w latach 2011–2019. Rzeczywista liczba wdrożeń versus budowa marki narzędzi informatycznych, „Archeion” 2021, t. 122, s. 252–280. 15 Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Informacja o projekcie, https://ezd.gov.pl/www/ezd/projekt [dostęp: 22.08.2022]. 16 Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Oszczędności EZD PUW, https://ezd.gov.pl/www/licznikoszczednosci [dostęp: 22.08.2022]. 17 Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Partnerzy, https://ezd.gov.pl/www/ezd/partnerzy [dostęp: 9.06.2022]. 18 Filipczak T., Kancelaria Sejmu i Rady Państwa oraz archiwum w latach [1944] 1952–1989, Warszawa 2015. 19 Horst W., Kancelarie i archiwa Centralnego Komitetu Wykonawczego polskiej Partii Socjalistycznej, Komitetu Centralnego Polskiej Partii Robotniczej i Komitetu Centralnego Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej (1944–1990), Warszawa 2006. 20 Konstankiewicz M., Kancelaria starostw województwa lubelskiego w latach 1919–1939, Lublin 2011. 21 Pepłowska K., Biurowość w czasach pandemii. Wpływ epidemii COVID-19 na informatyzację biurowości w jednostkach administracji samorządowej, „Archeion” 2021, t. 122, s. 281–309. 22 Piasta A., Kancelaria Starostwa Powiatowego Piotrkowskiego 1919–1939, „Archeion” 2005, t. 108, s. 284–302. 23 Polski słownik archiwalny, red. W. Maciejewska, Warszawa 1974. 24 Robótka H., Co o wykazach akt wiedzieć należy (część I), „Archiwista Polski” 2005, nr 1, s. 69–82. 25 Robótka H., Kancelaria urzędów administracji państwowej II Rzeczypospolitej, Toruń 1993. 26 Robótka H., Współczesna biurowość. Zagadnienia ogólne, Toruń 2010. 27 Serwis Rzeczypospolitej Polskiej. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w systemie EZD RP, https://www.gov.pl/web/ezd-rp [dostęp: 22.08.2022]. 28 Serwis Samorządowy PAP. Cieszyński: do 2025 roku elektroniczne zarządzanie dokumentacją w każdym urzędzie publicznym, https://samorzad.pap.pl/kategoria/aktualnosci/zpp-apelujemy-o-ochrone-taryfowa-w-zwiazku-z-podwyzkami-cen-energii [dostęp: 22.08.2022]. 29 Smoczyński M., Biurowość w czasach pandemii. System EZD podczas epidemii COVID-19 w jednostkach administracji samorządowej i rządowej w terenie, „Archeion” 2021, t. 122, s. 310–336. 30 Smoczyński M., Wykaz akt jako narzędzie sprawnego zarządzania dokumentacją, [w:] Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki sprzyjające i ograniczenia, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 9, red. R. Degen, M. Jabłońska, Toruń 2020, s. 27–44. 31 Schwab K., The Fourth Industrial Revolution, Genewa 2016. 32 Szyrski M, Mędrzycki R., Obowiązki kierownika podmiotu według nowej instrukcji kancelaryjnej, „Administracja: teoria, dydaktyka, praktyka” 2014, nr 1(34), s. 112–128.