@article{018e9e34-5a8f-73bf-b485-009c28a405d4,
author = {Marcin Smoczyński},
title = {System elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW a wewnętrzne normatywy regulujące zarządzanie dokumentacją w jednostkach administracji samorządowej i rządowej w terenie (2011–2021). Wybrane aspekty},
journal = {Archeion},
volume = {2022},
number = {123},
year = {2022},
issn = {0066-6041},
pages = {184-217},keywords = {administracja publiczna; zarządzanie dokumentacją elektroniczną; Podlaski Urząd Wojewódzki; system EZD},
abstract = {Artykuł zawiera sprawozdanie z badań dotyczących funkcjonowania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (dalej EZD PUW), który jest drugim pod względem liczby wdrożeń systemem typu EZD w administracji publicznej w Polsce. Celem badań było ustalenie, w jaki sposób wprowadzenie do stosowania EZD PUW wpływa na działanie registratury w urzędzie, obieg dokumentów oraz sposoby załatwiania i dokumentowania spraw. Tekst składa się z części wprowadzającej, omówienia metody gromadzenia i analizy materiałów źródłowych oraz prezentacji wyników w dwóch ujęciach – dla jednostek, które wskazały system tradycyjny jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz dla urzędów, które za główny system zarządzania dokumentacją uznały EZD. Badaniem objęto 163 urzędy administracji samorządowej i rządowej w terenie, które w latach 2011–2022 wprowadziły do stosowania system EZD PUW. W grupie tej znalazły się 133 urzędy miejskie, gminne oraz miejsko-gminne, 32 starostwa powiatowe, 13 urzędów wojewódzkich oraz 5 urzędów marszałkowskich. Autor przeanalizował odpowiedzi udzielone w ankiecie skierowanej do wytypowanych urzędów oraz udostępnione przez respondentów normatywy wewnętrzne dotyczące zarządzania dokumentacją elektroniczną, będące suplementem do podstawowych instrukcji kancelaryjno-archiwalnych wymaganych przez przepisy prawa. Badanie pokazało niejednorodność regulacji wewnętrznych dotyczących wdrożenia systemu EZD PUW i jego funkcjonowania w poszczególnych urzędach, zarówno w wypadku pełnego wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, jak i rozwiązań hybrydowych. Zdaniem autora, ta różnorodność rozwiązań przekłada się na heterogeniczność funkcjonowania urzędów i dokumentowania ich działalności, co w obszarze działania administracji publicznej jest zjawiskiem niepożądanym. Wskazano dwie główne przyczyny takiego stanu rzeczy. Pierwsza to obowiązywanie – nieprzystających do obecnych rozwiązań stosowanych w biurowości elektronicznej – przepisów państwowych z 2011 r. regulujących organizację biurowości administracji publicznej w Polsce. Drugą jest nieadekwatna do współczesnych potrzeb kancelarii elektronicznej polityka nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym prowadzona przez archiwa państwowe. Do artykułu załączono dwa aneksy zawierające wykazy wewnętrznych regulacji wpływających na postępowanie z dokumentacją.},
doi = {10.4467/26581264ARC.22.004.16465},
url = {https://ejournals.eu/czasopismo/archeion/artykul/system-elektronicznego-zarzadzania-dokumentacja-ezd-puw-a-wewnetrzne-normatywy-regulujace-zarzadzanie-dokumentacja-w-jednostkach-administracji-samorzadowej-i-rzadowej-w-terenie-2011-2021-wybrane-aspekty}
}